[장진규 변리사의 우리회사 특허관리] ③ IP관리시스템 구축 및 운영

장진규 변리사

특허출원 관리업무에 있어 특허등록 전까지는 발명의 발굴업무, 특허명세서 작성과 중간사건 대응을 포함하는 특허 자체에 관한 업무 외에도 부수적인 업무와 행정처리가 수반된다. 대표적인 것이 특허관리업무를 위한 전산시스템 운영이다.

특허출원 과정부터 등록 이후까지 … 다키팅(docketing) 업무


특허출원서 서식 중 일부

특허출원에 관련된 각종 정보와 날짜 등을 기록하고 유지하는 다키팅(docketing) 업무는 특허출원 과정부터 등록 이후의 특허 관리에 이르기까지 다양한 정보를 제공하는 단초가 된다.

특허출원이 연간 수십 건 이하로서 회사의 규모가 작은 경우에는 특허관리자 한명 내지 몇 명이 엑셀에 기록하고 공유폴더에 저장해 특허 등의 지식재산권 상태를 관리하면 충분하다. 또한, 출원서, 명세서 및 중간사건 서류 등을 포함한 서류들은 전자문서 그대로 백업해 보관하거나 종이 출력물을 파일에 끼워 포대(file)를 생성해 관리한다.

그러나, 회사의 보유 특허에 관련된 정보를 다수의 사람들과 부서에서 열람할 필요가 커지고, 또한 특허관리자가 속한 조직이 확장되거나 회사의 보유특허의 개수가 늘게 되면 보다 체계적으로 특허관리시스템을 전산 구축해 관리할 필요성이 생겨난다.

특허관리용 전산시스템 .. 반드시 필요할까?

특허관리용 전산시스템을 이동수단과 비유해보자. 가정에서 장을 보기 위해서는 손수레를 구입해 필요한 가족 누구나 별도의 교육 없이도 자유로이 시장에 가서 구입한 물품을 가져올 때 사용할 수 있으며, 유지보수라면 가끔 망가진 바퀴를 교체하거나 조인트 부에 윤활제인 그리스를 발라주는 정도다.

한걸음 더 나가, 음식점을 운영하게 되면 각종 재료를 구입해 가게에 가져오기 위해 승용차나 소형 화물차를 구입해 운용할 것이고, 유지보수를 위해 직접 간단한 정비를 수행하거나 때로는 정비소에 들러 정비를 할 필요가 생겨난다.

이제 사업이 더 커져 버스운송회사를 경영한다고 가정하자. 버스들을 매일 정비하고 운행하기 위해서는 자체 정비시설을 보유하고 정비사와 운전사가 고용돼야 한다.

특허관리시스템도 마찬가지다. 보유 특허의 규모가 크지 않다면 엑셀과 같은 스프레드시트를 통해 관리하면 충분할 것이다. 엑셀은 앞의 비유에서 손수레 정도로 볼 수 있다.

그러다, 특허출원 수가 연간 수십~100건 이상이 되기 시작하면 특허관리를 위한 전담조직도 필요하고 특허관리자도 여러명 채용하게 된다. 이 정도 규모가 되면 출원 뿐 아니라 발명상담 업무의 기록이나 중간사건 등의 통지도 다수 발생한다. 따라서, 엑셀파일을 공유 폴더에 저장하는 방식의 관리가 어려워지게 된다.

이 때는 마이크로소프트사의 액세스(Access)와 같은 소형 데이터베이스 관리시스템(DBMS)을 활용해 입출력 및 쿼리를 설계하고 쉐어 포인트(SharePoint)를 통해 각각의 특허관리자가 접속할 수 있게 하는 것이 효율적이라고 볼 수 있다.

이러한 소형 DBMS는 앞의 비유에서 승용차나 소형 화물차라고 볼 수 있다. 나아가 회사의 특허보유 규모가 커지고 인원도 늘게 되면, ERP나 EP를 구축해 활용하고 있을 가능성이 높고 이 때는 이미 보유한 서버 및 데이터베이스 관리시스템(DBMS)을 활용해 특허관리시스템을 별도로 구축할 수 있다.

다만, 이러한 상용 서버 및 DBMS는 앞의 비유에서 대형트럭이나 버스를 운용하는 것과 마찬가지여서, 구축하는 것도 힘들지만 지속적으로 운용하고 유지하는 데도 상당한 비용과 노력이 투입되어야 하고 때로는 그 시스템의 유지보수만을 전담하는 인력이 필요하다.

필자의 경험에 따르면, 공공 부문의 연구개발성과관리에 있어 기술이전전담부서(TLO)를 평가할 때 특허관리를 위한 전산시스템 구축을 하나의 항목으로 정하는 경우를 보았다. 그러나, 연간 특허출원 건수가 수십건 이하인데다 TLO의 인원이 서너명도 안 되는 TLO와, 연간 특허출원이 수백수천건 이상이고 TLO 인원수도 10명 이상인 곳을 동일한 기준에 따라 평가하는 것은 불합리하다고 본다.

특허관리 전산시스템 구축.. 목적과 필요기능 정의가 필수

최근들어 클라우드 기술 발전과 보안성 향상에 따라 클라우드 서비스 형태로 특허관리시스템이 제공되고 있어, 회사에 특허관리시스템을 위한 서버와 관련 프로그램을 구비하지 않더라도 특허관리자에게 필요한 계정 수에 따라 일정한 비용을 지불함으로써 편리하게 특허관리시스템을 활용할 수 있다.

그럼에도 특허관리를 위한 전산시스템을 직접 구축하기로 했다면, 이를 구축하는 데 있어는 그 목적을 정확히 해야 하며 필요한 기능들의 정의가 우선적으로 고려돼야 한다.

기업용 IP 관리시스템 예시 (화면제공 : 아이피티즌)

기본적으로 종래 포대에 기록되던 대리인(변리사)과의 통신기록, 명세서와 중간사건 서류 및 각종 공보, 특허청의 통지서 등의 첨부파일이 해당 특허별로 다양한 이벤트 항목의 기록과 관련되어 보여지도록 설계돼야 한다. 그리고, 우선권주장출원이나 해외출원, 청구범위유예출원이나 심사청구 및 연차료납부 기한 등을 체크하는 기능도 함께 추가돼야 한다.

또한, 전산시스템의 최대 장점은 통계기능인데, 출원 및 등록 현황에 대한 월별·연간 통계라든가 발명자나 또는 조직 구분(기업과 연구소의 경우에는 Lab이나 연구그룹, 대학의 경우라면 학과나 단과대학)에 따른 통계, 특허출원 및 유지에 관련된 비용 내역 등 기본적인 통계기능이 구현돼야 한다.

정부부처의 관리감독을 받거나 국가나 지방자치단체의 연구개발사업을 수행하는 경우에는 연구관리기관에서 요구하는 각종 자료 요청에 손쉽게 응답하기 위한 사항들을 커스터마이징해 구성하고 필요에 따라 스프레드 시트 등의 파일로 추출할 수 있도록 구축하면 특허관리자의 업무 부담을 경감시키는데 도움이 된다.

장진규 변리사

고고려대학교에서 전자공학으로 학사학위를, 그리고 Georgia Institute of Technology에서 기술경영으로 석사학위를 받고 한양대학교 과학기술정책학과 박사과정을 수료했다. 포스데이타(주)에서 해외마케팅 팀 근무 중 제43회 변리사 시험에 합격했다.

이후 국내 굴지의 특허법인과 대기업, 대학교에서 특허출원과 관리, 라이센싱 및 기술사업화 업무를 수행하며 우리나라의 지식재산권과 산업발전에 기여왔 다.강연 및 저술활동으로는 대한변리사회, 한국발명진흥회, 한국산업기술진흥원, 국가과학기술인력개발원 등에서 특허관리업무에 관한 강의를 하였고, 대한민국의 지식재산 제도 발전을 위한 제언들이 다양한 매체에 게재된 바 있다.

무엇보다 지식재산의 핵은 공유와 소통이라는 신념 하에 일반인들에게도 특허제도에 대한 바른 인식을 함양하기 위해 노력 중이다.